Der Begriff der „Verarbeitung“ ergibt sich aus Artikel 4 Nr. 2 der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Danach ist Verarbeitung jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Oftmals wird irrtümlich angenommen, dass es sich nur dann um eine Datenverarbeitung handelt, wenn diese mit Hilfe eines elektronischen Verfahrens durchgeführt wird. Die Definition macht jedoch klar, dass alleine schon das handschriftliche Notieren eines Namens oder einer Anschrift auf einem Stück Papier eine Datenverarbeitung darstellt.