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Prüfungsordnung

Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Kleve

Zur Durchführung der in den §§ 59 Abs. 3 und 101 bis 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen vom 14.07.1994 (GV NRW S. 666), zuletzt geändert durch Artikel  I des Gesetzes vom 09. Oktober 2007 (GV NRW S. 380) hat der Rat der Stadt Kleve in seiner Sitzung am  16.12.2009 folgende Rechnungsprüfungsordnung erlassen:

§ 1

Stellung des Fachbereichs Rechnungsprüfung

(1) Die Stadt Kleve unterhält eine örtliche Rechnungsprüfung (Fachbereich Rechnungsprüfung).

(2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist dem Rat der Stadt unmittelbar verantwortlich und ihm in seiner sachlichen Tätigkeit unmittelbar unterstellt. In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist er unbeschadet seiner Verantwortlichkeit dem Rat der Stadt gegenüber nur dem Gesetz unterworfen.

(3) Der/ Die Bürgermeister/in ist Dienstvorgesetzte/r der Dienstkräfte des Fachbereichs Rechnungsprüfung.

§ 2

Dienstkräfte des Fachbereichs Rechnungsprüfung

(1) Die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung und die Prüferinnen und Prüfer, von denen eine Person eine technische Vorbildung haben soll, werden vom Rat der Stadt bestellt und abberufen.

(2) Die bestellten Dienstkräfte müssen über die erforderlichen Verwaltungskenntnisse verfügen. Insbesondere müssen sie im doppischen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen gründliche Erfahrungen besitzen und nach Leistung, Charakter und Auftreten ihre Eignung für den Prüfungsdienst erwiesen haben.

(3) Dienstkräfte des Fachbereiches Rechnungsprüfung sind von jeglicher Mitwirkung beim Anordnungs- und Zahlungsgeschäft der Stadt ausgeschlossen.

(4) Sie haben über die ihnen zur Kenntnis gelangten dienstlichen Vorgänge unbedingtes Stillschweigen zu bewahren.

§ 3 * (geändert durch Ratsbeschluss vom 07.11.2012)

Aufgaben des Fachbereichs Rechnungsprüfung

(1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung nimmt die nach § 103 Abs. 1 GO NRW gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben wahr. Die vom Landrat Kleve delegierten Aufgaben nach dem SGB II werden von der Innenrevision des Kreises Kleve geprüft, wobei sich der Rechnungsprüfungsausschuss diese Prüfungsergebnisse zu Eigen macht.

(2) Der Rat der Stadt überträgt dem Fachbereich Rechnungsprüfung außerdem folgende Aufgaben:

a)  Die Prüfung der Verwaltung sowie deren Sondervermögen auf Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit;

b)  Die stichprobenweise Prüfung von Buchungsbelegen der Stadtkasse sowie der Finanzbuchhaltung der Sondervermögen ab einem Wert von 2.500 €, wobei alle Belege von der Kämmerei und der Finanzbuchhaltung der Sondervermögenvor ihrer Zuleitung an die Stadtkasse direkt dem Fachbereich Rechnungsprüfung zur Durchsicht vorzulegen sind (Visakontrolle). Die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung kann die gezielte Vorlage von Belegen jederzeit auch unterhalb dieser Wertgrenze verlangen;

c) die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeständen am Vermögen der Stadt, ohne Rücksicht auf Art und Entstehungsgrund;

d) die stichprobenweise Prüfung der Abrechnung über Bau- und sonstige Leistungen und Lieferungen;

e) die Beaufsichtigung sämtlicher Submissionen und Öffnungsverhandlungen;

f) die Prüfung der Verwendung von Fördermitteln durch die Stadt und die Erteilung eines Bestätigungsvermerks, soweit die Fördermittelgeberin/ der Fördermittelgeber die Prüfung durch eine unabhängige Prüfungseinrichtung verlangt;

g) die Beratung der Verwaltung und ihrer Sondervermögen im Rahmen der vorgenannten Aufgaben, auch mit dem Ziel der Prävention von Unregelmäßigkeiten, soweit die Beratungstätigkeit die Erledigung der Prüfungsgeschäfte nicht gefährdet;

h) die Prüfung des Jahresabschlusses der Förderstiftung Museum Kurhaus Kleve, sofern das Kuratorium der Förderstiftung dies bestimmt;

i) die Befugnis, die Aufgaben nach den Buchstaben a) bis g) sowie Kassenprüfungen nach § 3 Abs. 5 für die Umweltbetriebe der Stadt Kleve (USK) als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) entsprechend wahrzunehmen, wenn dies vom Verwaltungsrat der AöR bestimmt wird.

(3) Der Rat der Stadt kann dem Fachbereich Rechnungsprüfung weitere Aufträge erteilen, insbesondere

a) die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114 a sowie die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat;

b) die Prüfung der Erfüllung der Voraussetzungen der §§ 107 und 108 GO NRW bei der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften oder anderen Vereinigungen des privaten Rechts vor Beschlussfassungen und rechtsverbindlichen Unterzeichnungen von Verträgen.

(4) Der Bürgermeister/ Die Bürgermeisterin kann innerhalb seines/ ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss dem Fachbereich Rechnungsprüfung Aufträge zur Prüfung erteilen (§ 103 Abs. 3 GO).

(5) Die Überwachung der Zahlungsabwicklung der Stadtkasse und der Sondervermögen erfolgt in der Weise, dass in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung einschließlich Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen ist. Hat im laufenden Jahr eine überörtliche Prüfung stattgefunden, kann auf eine Kassenprüfung verzichtet werden. Für die Prüfung gelten die Bestimmungen der §§ 27 bis 31 GemHVO sowie der dazu zu erlassenden Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung. Die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung setzt die Termine für die Kassenprüfungen fest. Die Prüfung ist unmittelbar vor Beginn dem Kassenaufsichtsbeamten oder der Kassenaufsichtsbeamtin mitzuteilen.

(6) Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung ermächtigt, Art und Umfang der Prüfungen vorübergehend einzuschränken, um die Erfüllung des Pflichtaufgabenkatalogs nach § 103 Abs. 1 GO NRW sicherzustellen.

§ 4

Befugnisse des Fachbereichs Rechnungsprüfung und Mitwirkung der Verwaltung

(1) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung ist die Durchführung der ihm gestellten Aufgaben in entgegenkommender Weise zu erleichtern. Insbesondere sind ihm alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte zu erteilen, Akten, Schriftstücke und sonstige Unterlagen – auch in elektronischer Form- auf Verlangen auszuhändigen oder zuzusenden.

(2) Die Dienstkräfte des Fachbereichs Rechnungsprüfung sind berechtigt, insbesondere auf Baustellen und bei Inventuraufnahmen Ortsbesichtigungen vorzunehmen und zu prüfende Veranstaltungen zu besuchen. Sie können im Rahmen ihrer Prüfungsaufgabe Zutritt zu allen Räumen und die Öffnung von Behältnissen verlangen und sich dabei angeschaffte oder noch anzuschaffende Gegenstände oder Verfahren vorführen und erläutern lassen.

(3) Der Fachbereich Rechnungsprüfung führt den mit dem Prüfgeschäft verbundenen Schriftwechsel selbstständig.

(4) Der Fachbereich Rechnungsprüfung kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen.

§ 5

Mitteilungspflicht gegenüber dem Fachbereich Rechnungsprüfung

(1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist von einer Dienststelle unter Darlegung des Sachverhalts sofort zu unterrichten, wenn sich ein begründeter Verdacht auf dienstliche Verfehlungen oder sonstiger Unregelmäßigkeiten ergibt, durch die ein Vermögensschaden für die Stadt entstanden ist oder entstanden sein kann. Dies gilt auch für alle Verluste durch Diebstahl, Beraubung usw. sowie für Kassenfehlbeträge.

(2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist von der Absicht, wichtige Änderungen in der Organisation auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens vorzunehmen, insbesondere wenn damit Umstellungen auf Datenverarbeitung gestützte Verfahren sowie Änderungen in diesem Bereich verbunden sind, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, damit er sich vor einer Entscheidung gutachtlich äußern oder eine Stellungnahme abgeben kann.

(3) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften, Verfügungen, Beschlüsse usw., durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, sogleich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten. Dies gilt auch für Arbeitsanordnungen, Dienstpläne, amtliche Preisverzeichnisse, Lohntarife, Gebührenordnungen, Dienstanweisungen, Bewertungs- und Inventurrichtlinien, Abschreibungstabellen und dergleichen. Den Bediensteten des Fachbereichs Rechnungsprüfung ist auf Antrag ein Lesezugriff auf alle Datenverarbeitungs-Systeme und Verfahren mit haushalts- und kassenrechtlichem Bezug zu ermöglichen.

(4) Der Fachbereich Rechnungsprüfung erhält alle Namen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten. Außerdem sind die Namen der Bediensteten vorzulegen, die berechtigt sind, für die Stadt und deren Sondervermögen Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.

(5) Dem Fachbereich Rechnungsprüfung sind die Prüfungsberichte anderer Prüfungsorgane sowie die Stellungnahmen der Verwaltung dazu unverzüglich zuzuleiten.

(6) Der Fachbereich Rechnungsprüfung erhält die Tagesordnungen und Niederschriften mit den dazugehörenden Anlagen für die Sitzungen des Rates und der Ausschüsse. Die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung nimmt an den Sitzungen des Rates, des Haupt- und Finanzausschusses, des Rechnungsprüfungsausschusses und des Vergabe- und Betriebsausschusses teil. Soweit vom Verwaltungsrat einer AöR im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung bestimmt, nimmt die Leitung auch an den Verwaltungsratsitzungen teil. Zu den Sitzungen des Vergabe- und Betriebsausschusses bzw. des Verwaltungsrates einer AöR kann an Stelle der Leitung auch der/ die technische Prüfer/in teilnehmen. Die Leitung entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, ob und an welchen Fachausschusssitzungen die Prüferinnen und Prüfer teilnehmen sollen.

(7) Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist über alle Vermögensveräußerungen über 200.000 € brutto zu unterrichten (Vorlage einer Kopie der Information an die Gemeindeprüfungsanstalt gem. § 16 KorruptionsbG).

§ 6

Prüfungsdurchführung und Prüfungsberichte

(1) Alle Prüfungsberichte sind dem/ der Bürgermeister/ in und dem/ der Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses vorzulegen.

(2) Ergibt eine Prüfung Unstimmigkeiten oder Unklarheiten, so hat der Fachbereich Rechnungsprüfung die erforderliche Aufklärung vom/ von der Bürgermeister/in zu erbitten.

(3) In Prüfungsberichte sind solche Prüfungserinnerungen und Beanstandungen aufzunehmen, in denen Unstimmigkeiten nicht ausgeräumt werden konnten, in denen trotz Erläuterungen der Verwaltung Bedenken des Fachbereichs Rechnungsprüfung weiter bestehen oder denen grundsätzliche Bedeutung zukommt.

(4) Zu den Berichten und Prüfungsbemerkungen ist fristgerecht Stellung zu nehmen; zu solchen, die im Rechnungsprüfungsausschuss beraten werden, mindestens fünf Werktage vor der Sitzung. Die Stellungnahmen sind durch die Fachbereichsleitungen zu unterzeichnen oder abzuzeichnen.

(5) Werden bei Durchführung von Prüfungen Veruntreuungen, Unterschlagungen, Korruption oder wesentliche Unkorrektheiten festgestellt, so hat die Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung unverzüglich den Bürgermeister/ die Bürgermeisterin sowie den Vorsitzenden/ die Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterrichten.

§ 7

Rechnungsprüfungsausschuss

(1) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. Die Sitzungsniederschriften werden von dem/ der Vorsitzenden und dem/ der Schriftführer/in unterzeichnet.

(2) Der Fachbereich Rechnungsprüfung bereitet die Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses vor und fertigt die Sitzungsniederschriften. Vorlagen an den Rechnungsprüfungsausschuss werden von der Leitung des Fachbereichs Rechnungsprüfung unterschrieben.

(3) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann über den jeweiligen Stand einer Prüfung Aufklärung unter Vorlage der Unterlagen verlangen.

(4) Bei Meinungsverschiedenheiten über Prüfungsbemerkungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung und ihrer Ausräumung entscheidet der Rechnungsprüfungsausschuss.

§ 8

Prüfung des Jahresabschlusses und Gesamtabschlusses

(1) Der Bürgermeister/ Die Bürgermeisterin legt den vom Kämmerer/von der Kämmerin aufgestellten Entwurf des Jahresabschlusses innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres dem Rat zur Feststellung vor. Der Rat erteilt dem Rechnungsprüfungsausschuss den Auftrag zur Prüfung des Jahresabschlusses, der sich wiederum dem Fachbereich Rechnungsprüfung bedient. Die Prüfung soll so rechtzeitig abgeschlossen sein, dass der Rat spätestens bis zum 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres den geprüften Jahresabschluss durch Beschluss feststellen kann.

(2) Ergeben sich bei der Prüfung Feststellungen, die eine Änderung des Entwurfs des Jahresabschlusses erforderlich machen, stellt der Fachbereich Rechnungsprüfung die wesentlichen Feststellungen in einer Veränderungsliste zusammen und stellt sie der Verwaltung zur Korrektur des Entwurfes zur Verfügung. Der korrigierte Jahresabschluss wird vom Kämmerer/ von der Kämmerin und vom Bürgermeister/ von der Bürgermeisterin unterschrieben und der weiteren Prüfung zugrunde gelegt.

(3) Der Fachbereich Rechnungsprüfung fasst die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses in einem schriftlichen Bericht zusammen und leitet diesen dem Rechnungsprüfungsausschuss mit einem Bestätigungsvermerk oder einem Vermerk über seine Versagung gemäß § 101 Abs. 3 bis 7 GO NRW zur Beratung zu. Der Bericht und der gesetzlich vorgeschriebene Schlussvermerk sind von der Leitung zu unterzeichnen. Hat sich der Fachbereich Rechnungsprüfung mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer für eine vollumfängliche Prüfung bedient, kann er den Schlussvermerk des beauftragten Dritten vollständig übernehmen, muss dies aber durch entsprechenden ergänzenden Zusatz klarstellen.

(4) Der Fachbereich Rechnungsprüfung kann den Schlussbericht in einem Zusatzbericht um solche Prüfungsergebnisse aus dem abgelaufenen Haushaltsjahr erweitern oder ergänzen, die sich nicht unmittelbar auf den Bestätigungsvermerk auswirken müssen, dem Rechnungsprüfungsausschuss jedoch als zusätzliche Informationsquelle zur Beratung des Berichtes über die Jahresabschlussprüfung und des Lageberichtes dienen können.

(5) Der Rechnungsprüfungsausschuss berät über den Bericht bzw. Zusatzbericht des Fachbereichs Rechnungsprüfung. Er kann sich den Bericht zustimmend zu Eigen machen oder ihn ändern, ergänzen oder vollständig neu fassen. In seinem Schlussbericht fasst der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung in einem Bestätigungsvermerk oder Versagungsvermerk zusammen (§ 101 Abs. 2 GO NRW) und legt diesen mit dem Schlussbericht dem Rat zur Feststellung des Jahresabschlusses und zur Beschlussfassung über die Entlastung vor. Der Rechnungsprüfungsausschuss kann sich dabei auf den ihm vom Fachbereich Rechnungsprüfung vorgelegten Schlussvermerk stützen, diesen neu fassen oder durch entsprechenden klarstellenden Zusatz zu seinem eigenen Schlussvermerk machen. Der Schlussvermerk ist vom Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterzeichnen. § 8 Abs. 3 Satz 2 bleibt hiervon unberührt.

(6) Die Absätze 1 bis 5 finden für die Prüfung des Gesamtabschlusses entsprechende Anwendung.

(7) Werden der Jahresabschluss, der Gesamtabschluss, der Lagebericht und der Gesamtlagebericht geändert, nachdem der Fachbereich Rechnungsprüfung seinen Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt hat, so sind diese Unterlagen, soweit die Änderung es erfordert, neu zu prüfen. Die Absätze 1 bis 6 finden entsprechende Anwendung.

§ 9

Inkrafttreten

Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am Tage nach ihrer Beschlussfassung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Rechnungsprüfungsordnung vom 12.12.2001 außer Kraft.

Ansprechpartner

Name Kontakt
Janßen, Stefan
Landwehr 4 - 6
47533 Kleve
Tel.:0 28 21 / 84 - 222
E-Mail: Stefan.Janssen@Kleve.de
Langenbrink, Klaus
Landwehr 4 - 6
47533 Kleve
Tel.:0 28 21 / 84 - 297
E-Mail: Klaus.Langenbrink@Kleve.de

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